Persónuverndaryfirlýsing

Samskiptamiðstöðvar heyrnarlausra og heyrnarskertra

Samþykkt: 27. maí 2021

Birt: 3. júní 2021

1. Almennt

Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra, kt. 520491-1559, Grensásvegi 9, 108 Reykjavík, (hér eftir „SHH“, „stofnunin“,) er annt um friðhelgi einstaklinga og tekur persónuvernd mjög alvarlega. Öflug persónuvernd er SHH mikilvæg. Stofnunin leggur mikla áherslu á að virða réttindi þeirra sem þiggja þjónustu stofnunarinnar og að öll meðferð persónuupplýsinga sé á hverjum tíma í samræmi við gildandi lög og reglur. Í þessari yfirlýsingu má sjá hvaða persónuupplýsingum SHH safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað þær eru geymdar lengi. Auk þess má finna upplýsingar um á hvaða grundvelli SHH safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.























2. Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?

Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.



3. Persónuupplýsingar sem SHH safnar og tilgangur með söfnun upplýsinganna

SHH safnar ólíkum persónuupplýsingum um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi stofnunarinnar er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast SHH við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar. Til þess að SHH geti sinnt lögbundnu hlutverki sínu þarf stofnunin að safna og vinna með eftirfarandi persónuupplýsingar:



3.1. Samskipti

3.1.1. Símtöl

Símanúmer þeirra sem hringja á SHH eru ekki skráð sjálfkrafa hjá stofnuninni. Óskir þú eftir að skilja eftir erindi eða símboð til starfsmanna SHH er skráð nafn, símanúmer og eftir atvikum hvert erindið er. SHH tekur ekki upp símtöl. SHH er skylt samkvæmt upplýsingalögum að skrá upplýsingar um málsatvik sem veittar eru munnlega. Þá er stofnuninni einnig skylt að halda til haga mikilvægum upplýsingum, m.a. um samskipti við almenning.

3.1.2. Tölvupóstsamskipti

Þær upplýsingar sem SHH safnar þegar almennt kemur að tölvupóstsamskiptum eru nafn, netfang og samskiptin sjálf.

3.1.3. Fyrirspurnir í gegnum vefsíðu SHH

Hægt er að senda SHH fyrirspurnir í gegnum vefsíðu stofnunarinnar, en þá er skylt að gefa upp nafn, netfang og efni fyrirspurnar. Tilgangur þess að skrá upplýsingar um nafn, netfang og símanúmer er sá að starfsmenn SHH geti haft samband við þig en upplýsingar um efni fyrirspurnar eru nauðsynlegar til að SHH geti svarað henni.


3.2. Túlkunarpöntun

Þegar þú hefur samband við SHH og pantar táknmálstúlkun vinnur stofnunin með persónuupplýsingar um þig og/eða þann sem óskað er eftir túlkun fyrir til að geta veitt umbeðna þjónustu. Til dæmis vinnur SHH upplýsingar um nafn, kennitölu og símanúmer þeirra sem túlka á fyrir og greiðanda túlkunar þegar túlkunarpöntun er skráð. Það er gert svo greiðandi sjái hvaða einstakling/a hann greiðir fyrir og til að táknmálstúlkar geti undirbúið málsnið fyrir túlkunina. SHH skráir einnig upplýsingar um hvar og hvenær túlkun skuli fara fram.



3.3. Myndsíma- og fjartúlkun

SHH býður upp á myndsíma- og fjartúlkun. Hvort tveggja er túlkun í gegnum myndbandsstreymi í fjarfundabúnaði þar sem túlkanotendur reiða sig á fjartúlkun til samskipta. Túlkanotendur eru ýmist saman eða á sitthvorum staðnum en túlkurinn er fjarverandi. Þegar túlkanotendur eru á sitthvorum staðnum talar sá íslenskumælandi við túlkinn í gegnum síma en sá táknmálstalandi talar við túlkinn í gegnum myndbandsstreymi í fjarfundaforriti. Í einstaka tilfellum þarf að skrifa upplýsingar inn í fjarfundaforrit. SHH tekur ekki upp samtölin né eru þau vistuð á annan hátt. Samtöl sem fara fram skriflega í gegnum fjarfundaforrit vistast aftur á móti í forritunum sjálfum en þeim er eytt í lok hvers dags hjá túlkum. Það er á ábyrgð túlkanotenda sjálfra að eyða samskiptasögu í sínu fjarfundaforriti.

3.4.Táknmálskennsla og námsmat

Þegar þú hefur samband við SHH með ósk um táknmálskennslu vinnur stofnunin með persónuupplýsingar um þig eða þann sem óskað er eftir kennslu fyrir. Þær persónuupplýsingar sem unnið er með eru nafn, netfang, kennitala og símanúmer. Það er gert svo kennari geti haldið skrá yfir mætingu nemenda, fjölda og eðli lokinna námskeiða og svo hægt sé að senda út greiðsluseðla fyrir kennslugjaldi. Í sumum námskeiðum er veitt einkunn, þær eru veittar í gegnum skráningarkerfi þeirra stofnana sem greiða fyrir kennsluna, s.s. Uglu Háskóla Íslands og Innu.



3.5.Ráðgjöf

Þær upplýsingar sem SHH safnar vegna óska einstaklinga eða stofnana um ráðgjöf hjá SHH eru nafn, netfang, kennitala og símanúmer. Upplýsingum er safnað í þeim tilgangi að ráðgjafi geti verið í samskiptum við viðkomandi til að bóka tíma fyrir ráðgjöf og skrá upplýsingar um ráðgjöfina í málaskrá. Í sumum tilvikum eru gerðar skýrslur um veitta ráðgjöf og eftir atvikum stöðu á táknmálsfærni. Þær eru afhentar þeim sem fær ráðgjöfina eða forráðamönnum viðkomandi og eftir atvikum þeim stofnunum sem óska eftir ráðgjöf.




3.6.Myndbandsupptökur

SHH varðveitir myndbönd sem stofnunin útbýr í starfsemi sinni eða fær að gjöf frá öðrum. Myndböndin eru notuð samkvæmt leyfi þeirra sem fram koma í þeim, þ.e. málhöfum íslenska táknmálsins, m.a. til endurmenntunar starfsmanna, kennslu, og í rannsóknir. Þær upplýsingar sem SHH safnar vegna leyfisbréfa eru nafn, kennitala og upplýsingar um máltöku á íslensku táknmáli.



3.7.Söfnun gagna um færni og máltöku í/á íslensku táknmáli

SHH safnar upplýsingum um táknmálstalandi börn til að meta færni þeirra í íslensku táknmáli og þróunarstig í máltöku. SHH safnar upplýsingum annars vegar um barnið sjálft og hins vegar um foreldra þess.







3.8. Umsókn um starf

SHH vinnur með persónuupplýsingar þeirra sem sækja um starf hjá stofnuninni. Tilteknar upplýsingar eru nauðsynlegar við mat umsókna, s.s. tengiliðaupplýsingar, ferilskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun, niðurstöður úr ráðningarviðtölum, umsagnir þriðja aðila og önnur samskipti við umsækjendur. Unnið er með upplýsingarnar í þeim tilgangi að ráða inn hæfasta starfsmanninn hverju sinni.





4. Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu persónuupplýsinga

SHH safnar og vinnur persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:

●Til að uppfylla lagaskyldu.

●Samþykki hins skráða.

●Til að gera ráðstafanir að beiðni hins skráða áður en samningur er gerður.

●Til að gæta að lögmætum hagsmunum stofnunarinnar.



5. Hve lengi geymir SHH persónuupplýsingar?

SHH geymir persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir stofnunina að hafa þær undir höndum. SHH er afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Vegna þessa er SHH óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali sem fellur undir gildissvið þeirra laga nema með heimild þjóðskjalavarðar. Almennt eru þær persónuupplýsingar sem SHH vinnur afhentar Þjóðskjalasafni Íslands að 30 árum liðnum.




6. Frá hverjum safnar SHH upplýsingum?

SHH safnar persónuupplýsingum að meginstefnu beint frá einstaklingum sjálfum. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila mun SHH eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.






7. Hvenær miðlar SHH persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?

SHH miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af stofnuninni til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, umboðsmanna eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir stofnunin vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum SHH um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Í öðrum tilvikum getur einnig verið nauðsynlegt fyrir SHH að miðla persónuupplýsingum til þriðju aðila einkum þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum. SHH deilir t.d. upplýsingum með framhaldsskólum og Háskóla Íslands vegna námsmats í tengslum við táknmálskennslu. Stofnunin þarf einnig í einhverjum tilvikum að deila upplýsingum með Fjársýslu ríkisins, Sjúkratryggingum Íslands, sveitarfélögum og stofnunum, einna helst vegna túlkunarpantana. Þá er stofnunin einnig afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og þarf því að skila öllum afhendingarskyldum skjölum til Þjóðskjalasafns Íslands.


8. Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið

SHH er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. SHH notast í starfsemi sinni m.a. við forritið GoReact þegar kemur að táknmálskennslu og námsmati nemenda en forritið er í eigu bandarísks fyrirtækis sem þýðir að persónuupplýsingar flytjast til Bandaríkjanna. GoReact hefur fengið skráningu á Privacy Shield-lista bandaríska viðskiptaráðuneytisins en sérstakt fyrirkomulag gildir um Bandaríkin, þ.e. heimilt er að flytja persónuupplýsingar frá EES-svæðinu, þ.m.t. frá Íslandi, til fyrirtækja í Bandaríkjunum sem hafa farið í gegnum tiltekið ferli og fengið skráningu á umræddum lista. Öryggi þeirra persónuupplýsinga sem SHH vistar í gegnum GoReact er því tryggt. Að öðru leyti flytur SHH ekki persónuupplýsingar út fyrir Evrópska efnahagssvæðið og mun ekki gera það undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.


9. Réttindi þín

Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinganr. 90/2018 að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.


10. Öryggi persónuupplýsinga

SHH hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar stofnunin að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.




11. Samskiptaupplýsingar SHH

Nafn: Samskiptamiðstöð heyrnarlausra og heyrnarskertra

Heimilisfang: Grensásvegi 9, 3. hæð, 108 Reykjavík

Netfang: shh@shh.is







12. Frekari upplýsingar og persónuverndarfulltrúi

Ef þú hefur frekari spurningar um réttindi þín eða hvernig SHH meðhöndlar persónuupplýsingar getur þú ávallt haft samband við persónuverndarfulltrúa stofnunarinnar, Dattaca Labs Iceland ehf. Hægt er að hafa samband með því að senda erindi á dpo@dattacalabs.com. Einnig er hægt að hafa samband við SHH með því að senda erindi á shh@shh.is.





13. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Dragir þú í efa að SHH meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).